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Das muss ein elektronisches Fahrtenbuch leisten
Das muss ein elektronisches Fahrtenbuch leisten
Time icon 2 March 2018, 10:03 am

Vor kurzem haben wir Ihnen vorgestellt, wann sich ein Fahrtenbuch für den Dienstwagen lohnen kann. Ist die Entscheidung für das Aufzeichnen aller Fahrten gefallen, gilt es, die Buchführung möglichst einfach und dennoch Finanzamt-konform zu meistern. Dabei gibt es verschiedene Punkte zu beachten.

 

Welche Anforderungen werden vom Finanzamt gefordert?

Als erster Punkt muss hier die Manipulationssicherheit der Aufzeichnungen erwähnt werden. Denn es gilt die Regel, dass aufgezeichnete Fahrten niemals löschbar sein dürfen. Jede Änderung der digitalen Daten muss so gekennzeichnet werden, dass sie von der Finanzbehörde in einer sogenannten Änderungshistorie einfach nachvollzogen werden kann.

Außerdem muss das elektronische Fahrtenbuch grundsätzlich zeitnah und vor allem geschlossen geführt werden. Eventuelle nachträgliche Ergänzungen dürfen maximal sieben Tage nach der Grundaufzeichnung eingetragen werden, da sonst nicht mehr von einem zeitnah geführten Fahrtenbuch gesprochen werden kann. Excel darf hierfür nicht verwendet werden, da in diesem Programm immer und für Dritte unbemerkte Änderungen möglich sind. 

Zudem müssen die Daten nach festen gesetzlichen Bedingungen der sogenannten Abgabenordnung mindestens zehn Jahre in digitaler Form aufbewahrt werden. Hierfür werden sie zum Beispiel auf eine CD gebrannt, auf einen USB-Stick oder auf eine externe Festplatte gespeichert. Wenn sie vom Finanzamt zu Prüfungszwecken angefordert werden, müssen die archivierten Daten zur Verfügung gestellt werden. 

 

Welche Informationen müssen in ein elektronisches Fahrtenbuch eingetragen werden?

Wenn mit einem elektronischen Fahrtenbuch Steuern gespart werden sollen, sollte der Anwender einmal jährlich seinen tatsächlichen Kilometerstand dokumentieren, da viele GPS-gesteuerte digitale Fahrtenbücher zu Abweichungen neigen. Das Finanzamt erklärt diese geringen Abweichungen jedoch als unerheblich. Auch der Anlass der einzelnen Touren muss angegeben werden. Dabei wird zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten unterschieden.

Folgende Informationen müssen in ein elektronisches Fahrtenbuch eingetragen werden:

  • Fahrer
  • Datum
  • Grund der Fahrt
  • Name und Adresse des besuchten Kunden
  • Abfahrtsort mit aktuellem Kilometerstand
  • Ankunftsort mit aktuellem Kilometerstand
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