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Diese beiden Aspekte sollte Ihre Car Policy unbedingt abdecken
Diese beiden Aspekte sollte Ihre Car Policy unbedingt abdecken
Time icon10 November 2017, 7:29 am

In deutschen Gesetzen kommen sie nicht vor, allerdings können sie arbeitsrechtlich und im Unternehmensalltag zentrale Bedeutung erhalten: Dienstwagenverordnungen – oder neudeutsch "Car Policies" – regeln die Bedingungen zur Nutzung des Firmenfuhrparks. Sie dienen der Vereinfachung von Prozessen und zur Absicherung, sollten Unfälle oder andere Unregelmäßigkeiten vorkommen. Aus diesem Grund besteht eine Car Policy normalerweise aus verschiedenen Teilen, die allesamt durch eine gute Richtlinie abgedeckt werden:

 

1. Wer bekommt wann welchen Firmenwagen?

Die wichtigste Frage für Mitarbeiter ist möglicherweise diese. Einheitliche Kriterien des Unternehmens zu Hierarchiestufe und Repräsentationsfunktion bei der Fahrzeugzuteilung, aber auch zur möglichen Fahrzeugauswahl und –ausstattung fallen darunter. Möglich ist diese entweder anhand von Referenzfahrzeugen, nach Leistungsklasse oder Fahrzeugpreisen und -kosten (vor allem TCO). Auch Umweltaspekte erhalten hier immer öfter einen festen Stellenwert oder werden anderweitig honoriert.

Wichtig ist zudem, dass Mitarbeiter direkt ersehen können, welchen individuellen Spielräume sie haben: Wie darf das Fahrzeug genutzt werden, welche indviduellen Änderungen sind – möglicherweise gegen Aufpreis – erlaubt?

Zu bedenken ist: Können Mitarbeiter viele Details selbst festlegen, vergehen bis zur Auswahl des fertigen Autos bis zu 30 Stunden. So kann allein der Kaufprozess eines neuen Firmenwagens 1500 Euro kosten.

 

2. Wie dürfen Firmenfahrzeuge genutzt werden?

Nur selten wird es vorkommen, dass während der Nutzungsdauer eines Firmenwagens keine Schäden oder Reparaturen anfallen. Aus diesem Grund sollte die unternehmenseigene Car Policy auch dazu umfangreiche Angaben machen, damit dem Unternehmen im Zweifelsfall keine ausufernden Kosten entstehen. Daher sollte exakt geregelt werden, welche Kosten der Nutzer trägt. Üblich sind Strafzettel, selbstverursachte Fahrzeugschäden, aber möglicherweise auch Parkgebühren und Garagennutzung. Zunehmend mehr Unternehmen machen zusätzlich Vorgaben bei den Betriebskosten: So dürfen diese beispielsweise einen bestimmten Betrag pro Monat nicht überschreiten oder Tankrechnungen aus dem Ausland werden von der Erstattung ausgeschlossen – sofern es sich nicht um Kundentermine handelte. 

Essentiell ist ebenfalls die Regelung für Übernahme und Rückgabe des Fahrzeugs. Auch dabei gibt es Fristen und Regelungen zu beachten, insbesondere bei Leasingfahrzeugen. Hier sollte bereits vorab geklärt werden, wer etwaige Nachzahlungen aufgrund von Schäden oder Abnutzung trägt.

Es ist ratsam, dass Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug erst dann erhalten, wenn sie die Car Policy unterschrieben haben, umso entsprechend abgesichert zu sein. Auf diese Weise können Unternehmen als auch die Mitarbeiter optimal von dem Firmenfahrzeug profitieren.

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